Rakennuslautakunta
Pöytäkirja 01.06.2021/Pykälä 93

Rakennuslautakunta 01.06.2021 § 93  

72/02.08.00/2021  

Lupapiste on Cloudpermit Oy:n rakennetun ympäristön sähköinen lupa-asioinnin pilvipohjainen ohjelmistopalvelu, joka on kehitetty Valtiovarainministeriön SADe-ohjelmassa, jossa linjattiin, että palveluiden on oltava ylikunnallisia, jolloin käyttäjät eivät joudu siirtymään luukulta luukulle asioidessaan eri kunnissa. Sähköiset palvelut vahvistavat julkisen sektorin kustannustehokkuutta, tuovat säästöjä ja parantavat kansalaisten palveluita ja niiden saavutettavuutta. Lupapisteen käyttäjäkuntia on tällä hetkellä yhteensä 205 kappaletta.

Lupapisteen kehitystä on tehty vuodesta 2013 alkaen, jolloin aloitettiin rakennusvalvonnan sähköisen asiointipalvelun pilotointi, jonka jälkeen palveluiden kehitys on jatkunut ripeästi, yhteistyössä kuntien asiantuntijoiden kanssa. Lupapiste-palvelu on ollut käytössä Kustavin rakennusvalvonnassa vuodesta 2017.

Lupapiste-palvelu on vakiintunut Kustavissa hyvin, vuonna 2021 aikana 126/142 rakentamisen lupahakemuksista on haettu Lupapiste-palvelun kautta sähköisesti. 16 saapuneesta paperisesta rakentamisen lupahakemuksesta 7 kappaletta koskee rakentamisen jatkoajan hakemista.

Lupapiste mahdollistaa täysin paperittoman rakentamisen lupa-asionnin pilvipalvelussa sekä lupahakemusten pysyväisarkistoinnin. Sähköinen lupa-asionnin ohjelmisto on ehdoton työkalu rakennusvalvonnan täysivaltaiseen digitalisointiin sekä toiminnan tehokkuuden parantamiseksi.

Lupapisteen nykyinen voimassa oleva palvelusopimus perustuu Kuntien Tiera Oy:n ja KL Kuntahankinnat Oy:n vuonna 2015 yhteishankintana toteuttamaan avoimeen kilpailutukseen ja sen perusteella solmittuun puitesopimukseen. Kyseinen puitesopimus on päättynyt 7.10.2020 ja siihen perustuvat palvelusopimukset päättyvät 7.10.2021.

Kuntien Tiera Oy järjesti avoimen kilpailutuksen rakennetun ympäristön sähköisestä lupa-asioinnista ja säilyttämisen palvelusta syksyllä 2020 yhdessä kiinnostuksen osoittaneiden asiakasomistajien ja hankintarenkaan muodostaneiden osapuolten kanssa. Cloudpermit Oy voitti kilpailutuksen Lupapiste-palvelullaan, joka osoittautui parhaaksi mahdolliseksi valinnaksi ja ainoaksi palveluntarjoajaksi, jolla on kaikki kyvykkyydet pitää yllä vaatimukset täyttävää palvelua. Markkinoilla ei tällä hetkellä ole toista yhtä toimintavarmaa ja laaja palvelua, joka täyttää kuntien asettamat vaatimukset.

Kuntien Tiera Oy on tiedustellut kesällä 2020 Kustavin kunnan halukkuutta lähteä mukaan hankintalain 42 § mukaiseen hankintarenkaaseen. Tiedusteluun ei ole vastattu, eikä Kustavin kunta näin ollen ole ollut mukana palveluhankinnan puitesopimuksen kilpailutuksessa. Tästä johtuen Kustavin kunta ei voi ottaa osaa kyseiseen Kuntien Tieran ja Cloudpermit Oy:n väliseen puitesopimukseen.

Rakennustarkastaja on pyytänyt 26.5.2021 Cloudpermit Oy:ltä tarjouksen nykyistä vastaavasta palvelukokonaisuudesta, Cloudpermit Oy on jättänyt tarjouksen palvelukokonaisuudesta 26.5.2021, tarjous liitteenä. Tarjous vastaa hinnoittelultaan ja ehdoiltaan em. puitesopimusta.

Uuden sopimuksen myötä palveluiden hinnoittelumalli tulisi muuttumaan nykyisestä kuukausimaksu + lupahakemuskohtainen toimenpidemaksu mallista pelkkään kiinteään kuukausimaksuun, joka määräytyy kunnan lupapäätösmäärän perusteella.  Aiemmin kuukausimaksu määräytyi kunnan asukasluvun perusteella ja käyttömaksut ovat olleet riippuvaisia Lupapiste-palvelun kautta haettavien rakentamisen lupahakemusten määristä, toteumakustannukset kokonaisuudessaan esitetty alla olevassa taulukossa.

Liitteenä olevan tarjouksen mukaisesti uuden sopimuksen mukainen hinta nykyisin käytössä oleville palveluille tulisi olemaan kiinteällä kuukausihinnalla 1.908 euroa kuukaudessa (alv. 0%), eli yhteensä 22.896 euroa vuodessa (alv. 0%).

Uuden sopimuksen mukaiset hinnat ovat kiinteät kolme (3) vuotta sopimuksen voimaantulopäivästä lukien. Kiinteän hintakauden jälkeen voidaan muuttaa indeksiperustaisesti maksimissaan 2 % vuodessa.

Esitetty palvelukokonaisuus lähes ylittää 30 kuukauden sopimuksella suorahankintana hankintalain 25 § mukaisen kansallisen kynnysarvon, joka on palveluhankinnoissa 60 000 euroa arvonlisäverottomana. Palveluntoimittajalla on luonnollinen monopoli rakennusvalvonnan sähköisten lupa-asioinnin ohjelmistopalveluissa, eikä vastaavaan palvelutasoon kykeneviä kilpailijoita ole markkinoilla. Cloudpermit Oy on ainoa palveluntarjoaja, jonka ohjelmistolla on toiminnallinen rajapinta Kustavin kunnan käyttämään KuntaNet/Facta -kuntarekisteriin. Hankintayksikkö voi tehdä kynnysarvon ylittävänkin suorahankinnan tilanteessa, jossa ei ole olemassa vastaavaa palvelua, jolla saavutetaan sama lopputulos.

Toimialalla on valmisteilla merkittävä lainsäädäntöuudistus, jonka aikataulusta on vielä epävarmuutta. Pitkällä sopimuksen voimassaoloajalla varmistetaan palvelun käytettävyys yli lainsäädännön muutosten.

Sopimus tehtäisiin määräajaksi 31.3.2024 asti, jolloin voidaan pääsisällöllisesti seurata Kuntien Tiera Oy:n ja Cloudpermit Oy:n 31.3.2021 allekirjoitettua puitesopimusta, joka on voimassa 3 vuotta (31.3.2024 saakka). Kyseisessä puitesopimuksessa on lisäksi viiden vuoden optio (31.3.2029 saakka).

Esittelijä rakennustarkastaja Riku Latokartano

Muutettu päätösehdotus Rakennuslautakunta päättää palveluiden katkeamattoman käytön varmistamiseksi hyväksyä Cloudpermit Oy:n tarjouksen, jonka mukainen uusi sopimuskausi alkaa 8.10.2021 ja on voimassa toistaiseksi.

Päätös Esityksen mukaan. Rakennuslautakunta esittää kunnanhallitukselle, että tämä ryhtyy toimenpiteisiin sähköisen arkiston perustamiseksi.