Kunnanhallitus
Pöytäkirja 30.01.2023/Pykälä 19

Kunnanhallitus 30.01.2023 § 19  

10/07.01.01/2023  

Kustavin kunnan tiedonhallintamalli ja asiakirjajulkisuuskuvaukset on vuonna 2021 laadittu Tiedonhallintalain vaatimalle tasolle ICT Factor  / Samu Raunelan toimesta. Tiedonhallintamalli -asiakirjasta jäivät puuttumaan lopulliset viitteet tiedonohjaussuunnitelmaan, koska kunnan asianhallintajärjestelmän tiedonohjaussuunnitelma ei ollut kaikilta osiltaan valmis. Tiedonhallintamalli ja tietosuojan ylläpitäminen edellyttävät jatkuvaa seurantaa ja päivitystä, jotka tehtävät ovat pääosin tietosuojavastaavan vastuulla.

Tiedonhallintalain toinen siirtymävaihe päättyi 31.12.2021 ja siinä yhteydessä tulivat sitoviksi seuraavat vaatimukset:

- Asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestäminen (26 ja 27§)

- Tietoaineistojen saataville saattaminen koneluettavassa muodossa (19,2§)

- Vastaanotettujen asiakirjojen muuttamien digitaaliseen muotoon (19,1§)

- Lokitietojen kerääminen tietojärjestelmien käytöstä (17§)

Tiedonhallinnan ja tietosuojan (sekä tietoturvan) järjestäminen luotettavasti ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti edellyttää jatkossa yhä suurempaan asiantuntijuutta. Edellä mainittujen vaatimusten saattaminen Kustavin kunnan osalta ajantasaiselle ja vaatimukset täyttävälle tasolle edellyttää konsultin käyttöä tai vaihtoehtoisesti omana toimintana järjestettynä koulutusta ja tiedonhallintamallin ylläpitoon ja tietosuojan kehittämiseen tarkoitetun järjestelmän hankkimista. Tässä tarkoituksessa on selvitetty toisaalta työhön soveltuvan järjestelmän (Digiturvamalli) hankkimista ja sen kustannuksia sekä toisaalta tulevien päivitystyön hankkimista ICT Factorilta tietosuojavastaavan palveluna.

Ohjelmiston käyttäminen oman toiminnan tukena kustantaisi (Digiturvamalli tai vastaava ohjelma) noin 3000 euroa vuodessa, jonka lisäksi kustannuksia lisäisivät henkilökunnan koulutus sekä työmäärä, joka syntyisi tietojen syöttämisestä järjestelmään sekä sen ylläpitämisestä. Toisaalta järjestelmän käyttö ohjaisi tiedonhallintamallin ylläpidon lisäksi tietosuojan ja tietoturvan kehittämistyötä.

Toisena vaihtoehtona selvitettiin kunnan tiedonhallintamalli -asiakirjan vuonna 2021 konsulttityönä tehneet ICT Factorin palveluiden hyödyntämistä, jolta saatu tarjous on pöytäkirjan liitteenä. ICT Factor / Samu Raunela toimii Vehmaan, Laitilan, Mynämäen, Sauvon ja Oripään tietosuojavastaavana ja on lisäksi tehnyt tietosuojaan ja tiedonhallintaan liittyviä projekteja Kustavin lisäksi useille maakunnan kunnille.

Esittelijä vt. kunnanjohtaja Rauno Peltola

Vt. kunnanjohtajan päätösehdotus

 Kunnanhallitus päättää hyväksyä ICT Factor / Samu Raunelan liitteenä olevan tarjouksen 1.2.2023 alkaen kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla sekä muuten tarjouksesta ilmenevin ehdoin.

Kunnanhallituksen päätös

 Hyväksyttiin yksimielisesti.

Täytäntöönpano ICT Factor / Samu Raunela

 Tietosuojavastaava

 Vt. kunnanjohtaja